Cách ghi lại các vấn đề tại nơi làm việc

Việc ghi lại các vấn đề tại nơi làm việc có nghĩa là gì

Ghi lại có nghĩa là giữ một hồ sơ rõ ràng về những gì đã xảy ra, thời điểm xảy ra, có những ai liên quan, và điều đó đã ảnh hưởng đến bạn như thế nào. Việc này có thể hữu ích nếu bạn đang gặp phải quấy rối, phân biệt đối xử, tiền lương chưa được trả, trả đũa, bị từ chối nghỉ phép, bị đối xử không an toàn, hoặc bị đẩy ra khỏi công việc.

Ghi chú của bạn không cần phải hoàn hảo. Chỉ cần chân thật, có trật tự và được lập càng gần thời điểm xảy ra sự việc càng tốt. Những chi tiết nhỏ đôi khi có thể quan trọng về sau.

Đây là thông tin giáo dục chung, không phải tư vấn pháp lý. Luật lao động và thời hạn nộp hồ sơ khác nhau theo từng tiểu bang và theo từng loại yêu cầu, đôi khi chỉ có thời hạn ngắn như 180 ngày, vì vậy bạn nên trao đổi với luật sư được cấp phép về tình huống cụ thể của mình.

Nên ghi lại gì sau mỗi lần có vấn đề ở nơi làm việc

Hãy cố gắng tạo một hồ sơ mỗi khi có điều gì quan trọng xảy ra. Nếu có thể, hãy ghi ngay trong ngày đó.

Bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Ngày và giờ
- Địa điểm
- Ai đã có mặt
- Người đó đã nói hoặc làm gì
- Bạn đã phản ứng như thế nào
- Có ai thấy hoặc nghe được không
- Sau đó thì chuyện gì xảy ra, ví dụ như bị cắt giờ, bị viết biên bản, bị giáng chức, hoặc bị sa thải

Hãy ghi thật cụ thể. Thay vì viết “sếp của tôi rất vô lễ”, hãy viết đúng câu họ đã nói hoặc hành động họ đã làm. Nếu bạn nhớ, các câu trích dẫn nguyên văn cũng có thể rất hữu ích.

Cũng có thể giúp bạn theo dõi các vấn đề liên quan theo thời gian, chẳng hạn như thay đổi lịch làm việc, bỏ lỡ giờ nghỉ, thời gian không được trả lương, bị từ chối yêu cầu điều chỉnh nơi làm việc, hoặc các hình thức kỷ luật bắt đầu sau khi bạn lên tiếng. Để biết thêm, xem các hướng dẫn và trang quyền của chúng tôi.

Những dấu hiệu cảnh báo cho thấy bạn nên bắt đầu ghi lại ngay

Một số người lao động chờ quá lâu vì hy vọng vấn đề sẽ tự chấm dứt. Nếu bạn nhận thấy có một “mẫu hình” lặp lại, hãy bắt đầu ghi chú ngay bây giờ.

Những dấu hiệu cảnh báo thường gặp gồm:
- Quấy rối, lời lẽ miệt thị, mỉa mai, hoặc các bình luận mang tính tình dục không mong muốn
- Bị đối xử khác đi vì chủng tộc, nguồn gốc quốc gia, giới tính, việc mang thai, tôn giáo, tuổi tác, tình trạng khuyết tật hoặc một lý do được bảo vệ khác
- Bị trừng phạt sau khi báo cáo một vấn đề, yêu cầu nghỉ phép, hoặc tham gia một cuộc điều tra
- Bị yêu cầu làm “ngoài giờ” hoặc không báo cáo hết tất cả các giờ làm việc
- Bị mất tiền boa, tiền làm thêm giờ, tiền lương cuối cùng, hoặc các khoản tiền lương khác
- Bị viết biên bản đột ngột, bị cắt lịch làm việc, hoặc bị đe dọa sau khi có khiếu nại
- Bị gây áp lực để tự nghỉ thay vì bị sa thải một cách chính thức

Quyền của người lao động tại nơi làm việc nhìn chung được áp dụng dù cho tình trạng nhập cư của bạn là gì. Nếu bạn là người nhập cư hoặc mới đến Mỹ, bạn vẫn có thể có các biện pháp bảo vệ quan trọng cho công việc. Tìm hiểu thêm tại quyền của người lao động nhập cư và quyền dành cho người nhập cư mới.

Cách lưu giữ hồ sơ an toàn và rõ ràng

Hãy dùng một cách mà bạn có thể duy trì. Sổ tay, lịch, ứng dụng ghi chú, hoặc email cá nhân gửi cho chính bạn có thể sẽ phù hợp. Điều quan trọng nhất là tính nhất quán.

Thử các bước thực tế sau:
1. Giữ một mốc thời gian (timeline) theo thứ tự các sự kiện.
2. Lưu phiếu lương, lịch làm việc và ghi chú cá nhân của bạn vào một nơi.
3. Ghi lại tên các nhân chứng nếu có ai đó đã thấy những gì đã xảy ra.
4. Ghi rõ thời điểm bạn báo cáo vấn đề và bạn đã báo cho ai.
5. Ghi lại các thay đổi đối với công việc, tiền lương, giờ làm, nhiệm vụ, hoặc cách đối xử sau đó.

Hãy cẩn thận về quyền riêng tư và các quy định tại nơi làm việc. Đừng vi phạm luật hoặc chính sách của công ty để có bằng chứng. Ngoài ra, đừng đăng công khai về tình huống của mình nếu việc đó có thể làm mọi thứ trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn muốn được hướng dẫn pháp lý về việc những hồ sơ nào có thể hữu ích, hãy cân nhắc tham vấn miễn phí với một luật sư được cấp phép thông qua WorkRightMatch.

Sau khi bạn ghi lại vấn đề, bạn nên làm gì

Việc ghi lại chỉ là một bước. Bạn cũng có thể muốn báo cáo vấn đề nội bộ, kiểm tra hồ sơ lương của mình, hoặc trao đổi với luật sư về các bước tiếp theo có thể thực hiện. Hình thức “việc làm tùy ý” (at-will) là mặc định ở hầu hết Hoa Kỳ, nhưng nhìn chung người sử dụng lao động vẫn không thể sa thải hoặc trừng phạt người lao động vì những lý do trái pháp luật như phân biệt đối xử, trả đũa, nghỉ phép được bảo vệ, hoặc một số hành vi tố giác.

Nếu vấn đề của bạn liên quan đến quấy rối, tiền lương chưa được trả, phân biệt đối xử hoặc trả đũa, việc hành động sớm có thể quan trọng vì thời hạn pháp lý khác nhau. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần nộp đơn khiếu nại lên cơ quan trước khi khởi kiện. Bạn có thể đọc thêm về cách nộp đơn khiếu nại EEOC, trả đũa sau khi có khiếu nại, và cách ghi lại các vấn đề tại nơi làm việc.

WorkRightMatch không phải là văn phòng luật sư và không phải là luật sư của bạn. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối luật sư miễn phí và dịch vụ giáo dục. Nếu bạn muốn nói chuyện với ai đó về tình huống của mình, bạn có thể được ghép nối với một luật sư lao động độc lập được cấp phép. Nhiều luật sư lao động làm việc theo hình thức phí thỏa thuận theo kết quả (contingency) và thường cung cấp buổi tham vấn miễn phí, nhưng phí và điều khoản sẽ do luật sư trực tiếp thiết lập.